Sistema de gestión documental para la coordinación de postgrado de la Facultad de Ciencias

Abstract

Resumen El manejo de documentos es una actividad diaria que acumula grandes cantidades de información en carpetas o archivos y que hace del procesamiento de éstos una tarea laboriosa, lo cual se ve reflejado en la reducción de la eficiencia de la organización dificultando el análisis de la información que contienen los documentos. Esta situación se vive a diario en la Coordinación de Postgrado de la Facultad de Ciencias de la UCV, que refleja algunos problemas en la gestión de los registros y expedientes estudiantiles, debido a que continuamente se deben crear, consultar, actualizar y gestionar manualmente por el personal administrativo a cargo. En este contexto, el presente Trabajo Especial de Grado tuvo como objetivo, establecer un sistema para la automatización del proceso de gestión documental de dichos expedientes. Para la realización de este trabajo fue seleccionado el software Alfresco como herramienta que permite la gestión de grandes cantidades de información almacenadas en forma de documentos. Como método de trabajo se utilizó una instanciación de RUP: Relational Unified Process, en español Proceso Racional Unificado para configurar y adaptar el Sistema a las necesidades de la Coordinación de Postgrado. Este sistema está diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan a la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los documentos, protegiendo de esta manera sus características estructurales y contextuales para garantizar su autenticidad e integridad a lo largo del tiempo. Palabras claves: Gestión Documental, Coordinación de Postgrado, Alfresco, Expediente, Servicios.