Creación del Sistema de Archivo Institucional (SAI) en el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (MPPEU).

Abstract

El Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (MPPEU), tiene la responsabilidad de instrumentar las políticas y estrategias para la Educación Universitaria, por las funciones que cumple y las atribuciones que ejerce, también genera y recibe un alto volumen de documentos, los cuales tienen que ser valorados y transferidos a la siguiente fase archivística, con la finalidad de evitar la acumulación de documentos en los archivos de gestión, trayendo como consecuencia factores de riesgo para conservación, preservación y recuperación de la memoria documental del organismo. En la actualidad se desarrolla una serie de problemáticas como lo es el crecimiento acelerado y progresivo de la documentación del MPPEU el cual ha hecho insuficiente el espacio físico destinado, la ausencia de normas y lineamientos, el acceso a la información en muchas ocasiones es inoperante, personal no instruido en las unidades de archivo, sumado a la ausencia de nuevos ingresos de profesionales de la Archivología, la unificación de los criterios archivísticos por medio de los cuales se llevan a cabo las actividades en los archivos del ministerio, las medidas de conservación no son óptimas en las unidades de archivo, los sistemas de automatización son precarios y obsoletos, No se posee un cronograma de transferencia documental, de conservación y de traslado. En consecuencia, esta investigación tiene como propuesta la creación de un Sistema de Archivo Institucional (SAI), el cual facilitará el acceso a la información y un mejor servicio en la gestión documental de la institución; es por ello que los archivos son importantes, ya que constituyen el patrimonio documental de la organización. La investigación tiene como finalidad que el Sistema de Archivo Institucional (SAI) sea conocido en el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (MPPEU) para una mejor gestión en las unidades de archivo de esta institución. Las razones antes mencionadas, justifican que la creación del Sistema de Archivo Institucional (SAI) en el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, derivaría en la centralización mediante criterios para el manejo de los fondos documentales. Nuestra aspiración es que esta propuesta se convierta en una herramienta útil a esta Institución. Es por ello que se hace necesario conservar la documentación como una fuente primordial, pues ellas son el aval de la existencia.